このような取り組みは、HABAねっとでは「第2段階 体質改善」としてお手伝いしています。→ サービスの詳細
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01 概要
| 想定する企業規模 | 従業員約45名・中小製造業 |
|---|---|
| 該当する段階 | 第2段階 体質改善（道具の選び直し） |
| 課題 | 経営者が中心となって入れたシステムが現場になじまず、利用率が20%以下 |
| 取り組み内容 | 現場が中心となって道具を選ぶ進め方へ。候補をそれぞれ2週間試して決める |
| 成果 | 日報入力率 20%以下 → 92%（3ヶ月後） |
本モデルケースは、業務改善と定着の仕組みが整ってきた企業が、以前経営者が選んで入れた高機能なシステムを現場に根付かせられず、「現場が自分で選ぶ」進め方に切り替える、という典型的なパターンを描いている。
02 取り組み前の課題
KPIの設定や定着の仕組みが整ってくると、次の課題として現場の記録のデジタル化が浮かび上がりやすい。なかでも、作業日報の記録と集計でつまずくことが多い。
| 課題 | 詳細 |
|---|---|
| 同じ内容を何度も記録している | 紙に記録 → 事務所へ届ける → Excelへ転記（さらに生産管理システムへ入力）という流れが毎日のことになっている |
| 入れたツールが使われていない | 経営者が選んだクラウドの生産管理システム（導入費50万円）の利用率が、3ヶ月で20%以下に落ちた |
| 現場が選定に関わっていない | 選ぶ場に現場がいなかったため、「使わされている」という感覚が残りやすい |
| 操作を覚えるのが大変 | 機能が多く操作も複雑で、聞ける相手もいないため、現場は紙に戻ってしまう |
現場が怠けているのではない。選ぶときに現場の声が入っていなかった、という選び方の問題である。
03 このケースでのHABAねっとの関わり方
このようなケースでは、ツール選びがうまくいかないいちばんの理由は、「現場が選んでいない」ことにある場合が多い。HABAねっとが大切にするのは、機能や値段、導入実績よりも先に、「現場が自分で選べる進め方」を用意することだ。
具体的には、①現場の困りごとから出発する、②いくつかの候補を実際に試してもらう、③どう評価するかは現場が決める、の3つを大事にしている。高機能で高価なツールにこだわらず、「実際に使われること」をいちばんの目安にする。
04 取り組みの内容とプロセス
「何が一番面倒か」
1つに絞る
2週間ずつ試す
比べて選ぶ
使いはじめる
このパターンでは、現場リーダーに話を聞くと、「作業日報を何度も書き直していること」がいちばんの困りごととして挙がることが多い。試す候補は、①Googleフォーム＋スプレッドシート（社内で使っている環境のまま）、②Trello（無料プランあり）、③kintone（有償）の3つ。選ぶときの目安は「スマホから入力できるか」「3回の操作で終わるか」「慣れていない人でも使えるか」の3つで、決めるのは現場のメンバー自身だ。
このケースで現場が選んだのは、①Googleフォーム＋スプレッドシートだった。決め手になったのは機能の多さではなく、「迷わずに入力できる」ことだった。
05 成果・数値
導入前：20%以下
前のシステム：50万円＋月額
以前：紙＋転記で15分超
3つの候補×2週間
| 指標 | Before | After（3ヶ月後） |
|---|---|---|
| 日報入力率 | 20%以下 | 92% |
| ツール費用（初期） | 50万円 | 追加費用なし |
| 日報1件の入力時間 | 15分超（紙＋転記） | 約30秒 |
| 現場の入力の手順書 | なし（口頭での説明のみ） | A4・1枚（現場が作成） |
06 このモデルケースの示唆
このモデルケースから見えてくるのは、「誰が選ぶか」が、ツールが使われ続けるかどうかを大きく左右する、ということだ。高機能で高価なシステムよりも、現場が自分で選んだシンプルなツールのほうが、結果としてよく使われる。
もう一つは、「1つの業務に絞る」ことだ。いくつもの業務を一度にデジタル化しようとすると、現場が覚えることが一気に増え、慣れるのも根付くのも難しくなる。まず1つ、「うまくいった」という体験をつくることが、次に進むための土台になる。
07 今後の展開
日報のデジタル化がうまくいくと、このようなケースでは現場リーダーのほうから「Googleフォームで設備の点検表も作りたい」といった提案が出てきやすい。「自分たちで改善できる」という手応えが、次の一歩の原動力になる。
その先は、たまった日報のデータをスプレッドシートで集計し、月次ミーティングで判断の材料として使う段階へ進んでいく。
08 同じ課題を抱える方へ
「良いシステムを入れたのに、誰も使ってくれない」。多くの中小製造業で、よくうかがうお話です。多くの場合、ツールの出来が悪いのでも、現場が怠けているのでもありません。選ぶ場に現場がいなかった、それだけのことが多いのです。
選び直すときには、次の3つを確かめてみてください。現場の困りごとから考えているか。現場の方が試して、選ぶ場に加わっているか。まず1つの業務だけに絞っているか。進め方を変えるだけで、使われ方が変わることは少なくありません。
HABAねっとでは、道具を選び、使えるようにするところまでを「第2段階 体質改善」としてお手伝いしています。
素早く、手早く、滑らかに。