このような取り組みは、HABAねっとでは「第2段階 体質改善」としてお手伝いしています。→ サービスの詳細
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01 概要
| 業種 | 食品加工業 |
|---|---|
| 想定する企業規模 | 従業員約35名 |
| 所在地 | 北陸地方 |
| 該当する段階 | 第2段階 体質改善 |
| DX支援の範囲 | 工程管理のデジタル化（スモールスタート） |
| 支援期間 | 約3ヶ月 |
本モデルケースは、工程管理をすべて紙と口頭で行っていた企業が、社内で使っているGoogleスプレッドシートで「工程進捗管理シート（項目5つ）」を作るところから始め、2週間で紙の作業指示書をゼロにする、という典型的なパターンを描いている。追加のシステム投資はなく、その後も現場が中心となって改善が続いていくケースだ。
02 取り組み前の課題
このような企業では、毎朝、担当者が手書きの「作業指示書」を印刷して各工程に配っていることが多い。工程のあいだの進み具合は口頭か電話で確かめており、遅れが出ても全体に伝わるのは翌日の朝礼になりやすい。
| 課題 | 詳細 |
|---|---|
| 紙の管理コスト | 毎週約15枚の作業指示書を印刷・手配布。紛失・更新漏れが月1〜2件発生 |
| 遅れに気づくのが遅い | 工程の遅れが分かるのは翌日の朝礼。その日のうちに手を打てない |
| 記録が残らない | 実績のデータがたまらないため、傾向をつかんだり改善を考えたりできない |
| デジタル化への不安 | 「システムを入れると現場が混乱する」という心配から、手をつけられずにいる |
経営側に「デジタル化したい」という思いがあっても、現場の不安が強く、なかなか動き出せないことが多い。その背景には、「大きなシステムを入れることがDXだ」という思い込みがあることが多い。現場の不安は、もっともな反応でもある。
03 このケースでのHABAねっとの関わり方
業務の流れを書き出してみると、「紙と口頭がいちばん多い業務」として工程の進み具合の管理が浮かび上がることが多い。そこで次に、「まず1つだけデジタル化する」支援に進む。
HABAねっとがこのようなケースで大切にしているのは、「最初から大きなシステムを勧めず、現場のペースに合わせる」ことだ。ここでも、すでに社内で使っているGoogleスプレッドシートをそのまま使う前提で考える。
04 取り組みの内容とプロセス
フェーズ1：対象の業務を選び、いちばん小さなシートを作る（半日）
業務の流れを書き出した図をもとに、「回数が多い」「紙や口頭が多い」「記録が残っていない」の3つの条件で、最初にデジタル化する業務として工程の進み具合の管理を選ぶ。
シートは半日ほどで作れる。項目は「工程名」「担当者」「予定完了」「実績完了」「備考」の5つだけ。入力はタブレット1台から行い、全員がその場で見られる共有シートにする。「完璧な形」より「今日から使える形」を優先するのがコツになる。
フェーズ2：紙とシートを並べて使う期間（1週間）
最初の1週間は、これまでの紙の作業指示書と新しいシートを並べて使う。「シートへの切り替えは無理強いしない」「使ってみて気になったことを教えてほしい」と伝えて、現場に任せると進みやすい。
この期間によく出る声は、たとえば「予定完了の時刻を打つのが手間」（→ 選択式に変える）、「備考欄が見づらい」（→ 工程ごとに文字の色を変える）といったものだ。こうした小さな改良を、その日のうちに反映していく。
フェーズ3：現場が中心になって定着させる（2週目〜）
このパターンで特徴的なのは、9日目ごろに現場リーダーから「紙の作業指示書、もう印刷しなくていいですか」という声が出てくる点だ。こちらから切り替えを指示するのではなく、現場が自分で「シートで十分だ」と判断すると、その後も元に戻りにくい。
こうして進めると、2週間ほどで紙の運用はなくなる。さらに数ヶ月後には、「材料の在庫管理も同じやり方でできないか」という提案が現場から出て、次の改善へ自然につながることが多い。
05 成果
| 項目 | 改善前 | 改善後 |
|---|---|---|
| 作業指示書の印刷・配布 | 週約15枚 | 0枚 |
| 工程の遅れに気づくタイミング | 翌日（朝礼時） | 当日中 |
| 指示書の紛失・更新漏れ | 月1〜2件 | 紙の紛失はなくなった（更新は共有シート1か所） |
| 紙から切り替えるまでの期間 | ― | 2週間 |
| 追加システム投資 | ― | ¥0 |
数字に表れる成果のほかに、実績のデータがたまることで、工程ごとにかかる時間の傾向も見えてくる。これが数ヶ月後の「在庫管理もデジタル化したい」という提案につながっていく。
06 このモデルケースの示唆
このモデルケースから見えてくるのは、「DXの最初の一歩は、現場が受け入れられる大きさがいちばん進みやすい」ということだ。
スプレッドシート1枚・項目5つという小さな変化だからこそ、現場は「まず使ってみよう」と動ける。最初から大きなシステムの話をしていたら、決めるだけで数ヶ月かかり、現場の不安のほうが先に立っていたかもしれない。
もう一つは、「並べて使う期間を設ける」「無理に切り替えさせない」という進め方が、現場からの定着を生むことだ。「紙をやめていいですか」と現場のほうから言い出したとき、その手応えが、その後の改善の提案にもつながっていく。
小さく始めることは、スピードを落とすことではない。着実に前に進むための方法だ。
07 今後の展開
工程管理のデジタル化を足がかりに、このようなケースでは同じやり方を材料在庫の見える化へ広げていく。今度は現場リーダー自身がシートの形を考える側に回ることが多い。
たまった工程の実績データは、ゆくゆく生産計画の精度を上げるのにも役立つ。最初のスプレッドシート1枚が、データ活用の土台になっていく。
08 同じ課題を抱える方へ
「デジタル化したいけれど、どのシステムを選べばいいのか分からない」「現場が反対しそうで、なかなか動けない」。そんな声をよくうかがいます。
システム選びは、小さく始めて手応えが出てからでも遅くありません。まずは1つの業務を、スプレッドシート1枚でデジタル化するところから試してみませんか。
HABAねっとでは、こうした小さな始め方を「第2段階 体質改善」としてお手伝いしています。北陸を拠点に、現場の皆さんが無理なく動けるペースで、一緒に進めていきます。
素早く、手早く、滑らかに。