【モデルケース】電話・FAX依存の外注管理をクラウド共有に移行 ― 中小製造業45名規模・外部連携によるDX推進

このような取り組みは、HABAねっとでは「第2段階 体質改善」としてお手伝いしています。→ サービスの詳細

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01 概要

想定する企業規模	従業員約45名・中小製造業（外注先5社と継続取引）
該当する段階	第2段階 体質改善（外注先との情報共有）
課題	発注と納期の管理が、調達担当（Rさん）の電話・メモ・メールだけで回っている。担当者がいないときに情報が途切れ、製造計画に影響が出やすい
取り組み内容	Googleスプレッドシートで「外注管理台帳」を作り、外注先には見るだけの権限で共有する（外注先の入力はなし）。担当者が毎日更新する流れを根付かせる
成果	確認の電話が週20件→週3件。納期が原因の製造計画変更が月4件→月0〜1件。担当者の確認の時間が1日1.5時間→20分ほど

本モデルケースは、社内の取り組みが根付いた企業が、次に外注先との情報共有に手をつける、という典型的なパターンを描いている。発注と納期の管理が特定の担当者の電話・FAX・メールに偏っている状態から、「外注管理台帳」を共有することで、相手先に負担をかけずに情報を見えるようにするケースだ。

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02 取り組み前の課題

このような企業では、外注先数社との発注や納期のやり取りを、調達担当者が電話・FAX・メールで一社ずつ行っていることが多い。情報は担当者のメモ帳とメールにたまり、ほかの人には見えない。

課題	詳細
確認の電話が多い	入荷の予定、発注の確認、変更の確認で週20件以上の電話があり、担当者の時間の2割ほどを占めることもある
担当者がいないと止まる	調達担当が休んだり早く帰ったりした日に、変更の連絡が製造チームに届かず、計画が変わる。納期が原因の計画変更のうち、かなりの数がこの形になりやすい
情報が一人に集まっている	情報が担当者のメモとメールにしかない。管理職や製造リーダーは、外注の状況を知るたびに担当者に聞くことになる
有給が取りにくい	担当者本人が「自分がいないと回らない」と感じて、休むことに気が引けてしまいやすい

担当者が抱え込んでいるのではない。情報を置く場所が担当者の手元しかなかった、という仕組みの問題である。

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03 このケースでのHABAねっとの関わり方

外注先とのやり取りを変えるときは、「相手にも協力してもらう必要がある」という点が壁になりやすい。外注先は別の会社で、新しいツールへの登録や入力をお願いしづらい。

そこでこのようなケースでHABAねっとが大切にするのは、「外注先には何もお願いしない形」から考えることだ。更新は自社で行い、外注先は見るだけにする。

Googleスプレッドシートを使う理由は3つある。見るだけの権限で共有できること、自社の入力の手間が小さいこと、今ある発注の情報をそのまま移せることだ。高機能なシステムよりも、「誰でもすぐ使える」ことを優先する。

ただし、共有の範囲には気を配る。外注先ごとにシートを分け、ほかの会社の発注情報が見えないようにする。「リンクを知っていれば誰でも見られる」設定は避け、共有する相手とリンクの扱いを前もって決めておく。

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04 取り組みの内容とプロセス

台帳の列（外注先名・発注番号・品番・発注日・入荷予定日・実際の入荷日・備考）は、あえて少なくしておく。最初から細かい列を足すと更新の手間が増え、いずれ更新が飛びはじめる。「毎日更新できる列だけ」から始めて、必要になったら足していけばよい。

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05 成果・数値

指標	導入前	6ヶ月後
確認の電話の件数	週20件	週3件
納期が原因の製造計画変更	月4件	月0〜1件
担当者の毎日の確認の時間	1日約1.5時間	20分ほど
外注先の手間	電話・メールの対応のみ	増えていない（見るだけ）

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06 このモデルケースの示唆

外注先とのやり取りを変えるときに大切なのは、「相手に負担をかけない」ことだ。外注先や取引先には、こちらの都合でシステムを使う義務はなく、入力をお願いすると関係に影響することもある。「自社が更新し、相手は見るだけ」という、手間をこちら側に寄せた形は、最初の一手として始めやすい。

また、情報を共有する道具は「高機能なもの」より「誰でも開けるもの」を選ぶ。スマートフォンからでも確かめられる、といった引っかかりの少なさが、外注先が自分から使ってくれることにつながりやすい。

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07 今後の展開

外注管理台帳が根付くと、このようなケースでは製造リーダーが台帳を直接見て、朝の計画を立てるようになる。調達担当への問い合わせも大きく減り、担当者は空いた時間を、発注の精度を上げることや新しい外注先探しに使えるようになる。

その先は、外注先からの「入荷しました」の連絡を、メールではなく台帳の備考欄に書いてもらう、という話が出てきやすい。外注先が「台帳に書いたほうが楽だ」と感じてから入力の決まりを足すと、無理なく進む。

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08 同じ課題を抱える方へ

「外注先との情報共有」と聞くと、EDI（会社どうしで注文などを電子的にやり取りする仕組み）や専用のシステムを思い浮かべて、気が重くなる方も多いと思います。

でも、担当者のメモやメールにある情報を、誰でも見られる場所に移すだけで、状況が大きく変わることは少なくありません。まずは「外注先との情報のうち、担当者にしか見えていないものはどれか」を、書き出してみてください。そこが出発点になります。

HABAねっとでは、担当者に偏った手間や情報を整え、元に戻らない形にする支援を「第2段階 体質改善」としてお手伝いしています。

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