このような取り組みは、HABAねっとでは「第2段階 体質改善」としてお手伝いしています。→ サービスの詳細
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01 概要
| 業種 | 製造業（金属加工） |
|---|---|
| 想定する企業規模 | 従業員約50名 |
| 所在地 | 北陸地方 |
| 該当する段階 | 第2段階 体質改善 |
| DX支援の範囲 | 業務プロセスの見える化・受注管理フローの改善 |
| 支援期間 | 約1ヶ月 |
本モデルケースは、DX健康診断で「業務の流れが誰にも見えていない」と見立てた企業が、仕事の凸凹を整えにかかる典型的なパターンを描いている。プロセスを書き出す1〜2時間のワークのなかで、長年続いていた受注情報の二重入力が見つかり、すでに使っているGoogleスプレッドシートの使い方を変えるだけで、追加の投資なしに解消できたケースだ。
02 取り組み前の課題
このような企業では、受注から生産指示までの流れが次のようになっていることが多い。
この種の課題の根っこは、「誰も気づいていない」ことにある。
営業担当者は「生産管理が使いやすい形に整えて渡すのが自分の役目」と考えている。生産管理担当者は、入社したときに先輩から教わったやり方を続けている。
経営者も、細かい業務の流れまではつかんでいないことが多い。
誰かが怠けているわけではない。全員が「これが正しいやり方だ」と信じて、真面目に仕事を続けている。
問題が表に出ないのは、「全体の流れ」を見渡す機会がこれまでなかったからだ。
03 このケースでのHABAねっとの関わり方
DX健康診断で課題を言葉にした企業から「次に何をすればよいか」という相談が入る場合、業務の書き出しが支援の出発点になる。
診断で「業務の流れが見えていない」ことが分かっているので、流れを書き出すところから手をつけるのが自然だ。
HABAねっとがこのようなケースで大切にしているのは、「ツールを勧める前に、まず現場の業務を一緒に整理する」という進め方だ。ここでも、新しいシステムの導入を前提にせず、「いまの業務の流れを書き出す」ことから始める。
04 取り組みの内容とプロセス
フェーズ1：プロセス書き出しワーク（約2時間）
営業・生産管理・購買のメンバー数名に集まってもらい、「誰が・何を・誰に（どこへ）渡しているか」を付箋に書き出す。一人でまとめるのではなく、何人かで同時に付箋を貼っていくところが大切になる。
こうしたワークでは、始めて40分ほどで、営業担当と生産管理担当の両方が「受注入力」という付箋を貼る、という場面が起きやすい。
二重作業には、コンサルタントが指摘して気づくのではなく、現場のメンバー同士が「え、私もやってます」と気づくのがいちばんだ。
フェーズ2：時間・頻度の計測（1週間）
見つかった作業ごとに、「1回あたりの所要時間」と「週あたりの回数」を1週間だけ測ってもらう。感覚ではなく実際の数を記録することで、「月約6.7時間」「年約80時間」という手間が、はじめて数字として見えてくる。
数字が出ると、社内の話し合いが変わる。「多い気がする」という感覚の話から、「これだけの手間が毎年かかっている」という事実の話に移り、改善への判断が早くなる。
フェーズ3：改善案の設計と移行（1日）
このパターンで特徴的なのは、改善策を出すのがHABAねっとではなく、現場の担当者自身だという点だ。
「じゃあ、どちらかだけ入力すれば済むのでは」という声が現場から出て、今のGoogleスプレッドシートを共有シートとして使うことが、その場で決まることが多い。
営業担当が1つのシートに入力し、生産管理担当はそれをそのまま見る。この形への切り替えは、設定の変更と使い方の説明で、1日もかからないことが多い。新しいシステムの購入も、外部の業者への依頼も要らない。
05 成果
| 項目 | 改善前 | 改善後 |
|---|---|---|
| 受注入力の担当者数 | 2名（Cさん・Bさん） | 1名（Cさんのみ） |
| 1日あたりの入力時間 | 約40分（2名合計） | 約20分（1名のみ） |
| 年間工数（推計・稼働日240日） | 約160時間（2名計） | 約80時間（1名のみ） |
| 削減工数（年間） | ― | 約80時間 |
| 入力ミス（転記エラー） | 月2〜3件（目視確認が必要） | 転記に由来するミスはなくなった（参照のみのため） |
| 追加システム投資 | ― | ¥0 |
数字に表れる成果のほかに、毎日の転記ミスが減り、その確認の手間もなくなる。
また、現場のメンバーが自分から「これも無駄なのでは？」と考えはじめ、ほかの業務を見直す気持ちも生まれやすい。
06 このモデルケースの示唆
このモデルケースから見えてくるのは、「問題の多くは、見えていないだけで、すでに現場にある」ということだ。
この種の二重作業は、誰かがわざと作ったものではない。習慣として根づき、「入社したときからそうだった」からこそ、誰も疑わない。外から指摘されるのではなく、自分たちで書き出してみて、はじめて全体が見える。
もう一つは、「見えるようになると、解決策は現場から出てくる」ということだ。外から「こうしましょう」と持ち込むより、現場が自分で気づき、自分で考えた改善のほうが、定着しやすい。
「見える化」は、答えを渡すことではない。現場の人が自分で答えを見つけられる状態をつくることだ。
07 今後の展開
受注管理の改善を足がかりに、同じ第2段階の中で、対象を「受注から生産指示まで」の1つの流れに絞ったまま、Google スプレッドシートで運用しながら、たまったデータの活かし方を考えていく。
全社的な基幹システムや在庫管理システムの導入は、こうした小さな改善を積み重ねたあとの選択肢として扱う。先にシステムを決めるのではなく、業務の流れを整えてから必要なものを考える。これがHABAねっとの支援すべてに共通する考え方だ。
08 同じ課題を抱える方へ
「うちにも似たような二重作業があるかもしれない。でも、どこから手をつければいいのか分からない」。そんな声をよくうかがいます。
まずは「誰が・何を・誰に渡しているか」を書き出す、1〜2時間のワークから始められます。システムのことを考えるのは、そのあとで大丈夫です。
HABAねっとでは、業務の書き出しから仕事の凸凹を整える支援を、「第2段階 体質改善」としてお引き受けしています。北陸を拠点に、現場の皆さんの言葉で、一緒に整理していきます。
素早く、手早く、滑らかに。